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El tiempo es uno de los más valiosos (aunque muchas veces subvaluado) recursos que poseemos, por eso, aprovecharlo correctamente debería ser una prioridad, al hacerlo eficazmente obtendríamos beneficios que compensarían enormemente la atención que necesitamos dedicarle para lograrlo.

Como cualquier otra área de la vida, conocer sobre el tiempo nos facilitaría lograr nuestros objetivos, al comprender aquello que pretendemos aprovechar se abren ante nosotros horizontes hasta ahora insospechados, comencemos por unas simples definiciones.

¿Qué es el Tiempo?

¿Alguna vez ha buscado la definición de la palabra tiempo en el diccionario?, si alguna vez lo ha hecho seguramente entenderá porque se le considera relativo. Aparte de señalar que proviene del Latín Tempus la definición más concreta (si puede considerarse así) entre una larga lista es: "Duración de las cosas sujetas a mudanza".

En el idioma Griego existen dos palabras para referirse al tiempo (y de allí el título de este tema), Chronos que se refiere a cantidades de tiempo como por ejemplo "1 hora" o "3 semanas" y Kairos que se refiere al momento en que algo ocurre Ej. "a las 6:00 A.M." o "el próximo Miércoles".

Por la naturaleza relativa del tiempo su servidor prefiere considerarlo como "una sucesión de eventos en el espacio". Esta definición se ajusta a su naturaleza y permite establecer el momento en que ocurrió un hecho con relación a otro anterior o posterior sin necesidad (aunque no le resta lo deseable que pudiera ser) de establecer la cantidad de tiempo transcurrido entre uno y otro evento.

La anterior es sencillamente una preferencia personal empleada para simplificar algunos hechos en la vida, cada quien emplea la que encuentre más útil y productiva. Veamos ahora otros detalles.

Como vimos anteriormente al emplear el tiempo tomamos en consideración cantidades de este y los momentos en que lo hacemos, pero ¿Está completa esta ecuación?. Si consideramos que el tiempo es relativo no podría estarlo, necesitaría de algo más para relacionarse.

Pero, ¿Qué podría ser este algo más?, es simple, ese algo más son los eventos que ocurren en nuestras vidas. Para ellos podemos establecer en que momento ocurrieron y cuanto (cantidad) tiempo duraron.

Recursos

Tal vez se esté preguntando ¿Qué tiene toda esta exposición que ver con aprovechar mejor el tiempo?, es muy sencillo, tiene todo que ver, veamos.

Cada día se nos otorgan 24 horas, ni un minuto más ni otro menos, y cada ser de este planeta recibe la misma cantidad sin distinción (¿y todavía existen personas que insisten en la discriminación?).

¿Cómo es posible entonces que algunas personas logren hacer literalmente cientos de cosas durante un día, mientras que a otras no les alcanza el tiempo para nada?, nuevamente es muy sencillo, depende de como nos administramos durante esas 24 horas que se nos otorgan cada día.

Sí, leyó usted correctamente, se trata de como nos administramos nosotros, el tiempo forma parte de este plano de existencia, y realmente no podemos actuar sobre él, lo que si podemos hacer es administrar la manera como nos comportamos en el tiempo.

Todos tenemos eventos y/o situaciones de las cuales ocuparnos, elegir asertivamente en que momento nos ocupamos de ellos y cuanto tiempo les dedicamos a cada uno es la raíz de como nos administramos durante ese valioso recurso que es el tiempo.

¿Qué necesitamos?

Administrarnos en el tiempo está relacionado con un conjunto de habilidades de sentido común, que nos permiten emplearnos en el tiempo de la manera más efectiva y productiva posible.

Estas habilidades nos permiten:

  • Determinar cuáles de las actividades que realizamos son importantes y
  • Cuáles podemos posponer
  • Incrementar la cantidad de tiempo que empleamos para ser productivos
  • Evitar distracciones
  • Aumentar nuestra efectividad

Como señalamos anteriormente, estas son habilidades básicas de sentido común que todos poseemos, entonces ¿Por qué no todos emplean su tiempo eficazmente?, tal vez simplemente porque no sabían que es posible.

Sí, es correcto, muchas personas simplemente no saben que pueden ser más eficaces. A algunas otras no les resulta atractivo planificar, y aun otras tal vez disfrutan del aumento de adrenalina relacionado con fechas de entrega cercanas, o las crisis.

Actitud

Lograr administrarnos eficazmente en el tiempo que disponemos a diario es tan sencillo como cambiar de enfoque:

  • Concentrarnos en obtener resultados, en vez de en estar ocupados.

Muchas personas asumen la actitud de estar en una constante actividad, a veces, frenética, pero logran muy poco por falta de concentración en las actividades importantes.

Esto está representado por la regla 80/20. Esta regla señala que por lo general el 80% de nuestra actividad dispersa genera sólo un 20% de resultados, mientras que el restante 80% de los resultados se logra con sólo un 20% de actividad enfocada correctamente.

Parece increíble pero es cierto, es el resultado de un estudio. Si podemos obtener un 80% de resultados deseables con sólo un 20% de inversión de nuestras actividades enfocadas correctamente, imagine lo que podría lograr si empleara eficazmente el 80% de su tiempo, o solo el 50%.

Para lograrlo podemos concentrarnos en establecer qué hace a ese 20% de nuestras actividades tan productivo, dedicarle más de nuestro tiempo a esas actividades, y reducir el tiempo que le dedicamos a actividades no productivas.

Esto podemos lograrlo empleando el conjunto de habilidades de sentido común que todos poseemos y señalamos anteriormente.

Al cambiar nuestra actitud para concentrarnos en los resultados que obtenemos mediante nuestras acciones conscientes, y administrarnos mejor durante el día, incluyendo planificar, podemos modificar el desenlace que tienen nuestras actividades al concentrarnos en las ocupaciones que nos brinden mayores beneficios.

Esto nos permitiría obtener los mayores beneficios posibles de nuestra inversión en tiempo y dedicación.

Pasos

Lograr un giro en nuestras actitudes y comportamiento puede ser una tarea gradual o instantánea, según usted elija, se trata sólo de tomar una decisión consciente y emplear la voluntad para ejecutarla.

Si, es correcto consciencia y voluntad es todo lo que necesitamos para lograr cualquier cosa que nos propongamos en nuestra vida, y estos son recursos con los cuales todo ser humano nace. ¿Por qué no todos los emplean para su provecho?, tal vez tenga que ver con lo que señalamos anteriormente sobre administrarnos, tal vez tampoco lo sabían.

Una vez que tenemos claro que contamos con todo lo que necesitamos podemos dedicarle atención a las siguientes áreas:

  • Evaluar la forma en que empleamos nuestro tiempo
  • Establecer y Concentrarnos en nuestras prioridades
  • Planificar efectivamente nuestro tiempo
  • Emplear eficientemente nuestro tiempo
  • Crear más tiempo (Sí, ya verá que es posible)
  • Evitar distracciones

Para comenzar dispongamos de un par de horas, si cree que no dispone de dos horas para dedicárselas a ser más productivo entonces con mayor razón las necesita.

Tome una libreta y escriba cada actividad que realiza durante el día, cada una de ellas, incluyendo sus actividades de aseo personal y alimentación, considerando para estas últimas el tiempo que invierte para la preparación de los alimentos, si lo hace; el sueño, y muy importante, tiempo para usted.

En el caso de que tenga que trasladarse a otros lugares para realizar diferentes actividades anote transportarse como una actividad.

Luego coloque al lado de cada actividad la cantidad de tiempo que invierte en cada una de ellas. Por ejemplo:

  • Trabajar - 8 hrs

Y así para todas, al terminar sume la cantidad de horas que necesita para completar todas las actividades que pretende realizar en un día. No se sorprenda si el total es mayor de 24 horas, esto ocurre frecuentemente.

El siguiente paso es establecer un sistema que nos permita asignar prioridades a las diferentes tareas que necesitamos realizar en un día. Coloque un * al lado de cada tarea realmente importante, un signo + al lado de aquellas que sean deseables de realizar y un signo - al lado de las tareas que simplemente le gustaría realizar pero pueden ser pospuestas.

Haga ahora una nueva lista colocando primero las tareas con un * al lado, luego las que tiene un signo + y por último aquellas a las que colocó un signo -.

Pregúntese lo siguiente al observar esta nueva lista ¿Realiza sus tareas en ese orden durante su rutina diaria?, si responde afirmativamente felicítese, ya se administra efectivamente durante su tiempo personal, de lo contrarío, seguramente encontrará detalles que le permitan mejorar.

Ya ha establecido sus prioridades, ahora solo le resta mantenerse alerta para cumplir con su planificación.

Pero, ¿Cómo hacer si necesitamos más de 24 horas para ocuparnos de nuestras actividades?. Muy sencillo, como señalamos anteriormente creamos tiempo.

Consideraciones

Veamos un ejemplo que nos permita graficar todo esto. Supongamos que tenemos un jarrón de boca ancha que representa el tiempo con que contamos durante un día.

Supongamos ahora que disponemos de una pequeña montaña de rocas que apenas caben por la boca de nuestro jarrón y nos proponemos a llenarlo con ellas. Procedemos a introducir una por una las rocas hasta que ya no es posible introducir una más. ¿Está lleno nuestro jarrón entonces?.

Y si tomamos una balde de pequeñas piedras y las introducimos entre las grietas que han dejado las rocas, y estremecemos el jarrón para permitirles entrar, ¿Habremos sido capaces de llenar más nuestro jarrón?. ¿Está lleno ahora?.

Tomemos ahora un balde de arena y vaciémoslo sobre el jarrón agitándolo para permitirle a la arena llegar hasta el fondo. Ahora si está lleno ¿Verdad?, ¿Usted qué cree?.

Si tomamos una jarra de agua y la vertemos dentro del jarrón, podremos comprobar que este tiene capacidad para albergar más de lo que pudimos imaginar inicialmente.

¿Pero qué tiene todo esto que ver con administrarnos en el tiempo?, pues todo, si usamos un poco la imaginación.

Podemos imaginar que el jarrón es nuestra agenda para el día, y así podremos notar que si nos organizamos eficazmente podremos hacer tiempo en nuestra agenda para otros eventos que al principio tal vez nos parecía imposible que pudiéramos ocuparnos de ellos.

Y más importante aún, aunque tal vez no parezca tan obvio a primera vista, es que de no haber introducido las grandes rocas primero en el jarrón, no hubiera sido posible hacerlo después.

De eso se trata, de administrar, de establecer prioridades y ejecutarlas eficazmente. ¿Cuáles son las grandes rocas en su vida?, ¿Dedicarle tiempo a sus seres queridos?, ¿Su educación?, ¿Sus sueños?, ¿Una causa noble?, recuerde ponerlos primero en su jarrón.

Esa es la sencilla manera en la cual podemos crear tiempo en nuestras vidas, simplemente comenzado por lo que es importante y concentrándonos en ello para luego poder ocuparnos del resto.

Para facilitarnos lograr estas metas es importante mantenernos flexibles al principio mientras desarrollamos nuevos hábitos que nos permitan administrarnos mejor en el tiempo, y mantenernos alertas para llevar a cabo la planificación que nos hemos propuesto y evadir distracciones.

Con la práctica, administrarnos en el tiempo se convierte en un hábito productivo, y naturalmente comenzamos a emplear las nuevas destrezas adquiridas para llevar una vida más productiva.

Es importante recordar que tenemos la habilidad de influenciar la manera como percibimos el tiempo y lo que hacemos mientras transcurre. Aquello sobre lo que nos concentramos aumenta, e igual sucede con nuestra percepción de como empleamos nuestro tiempo.

Si usted está concentrado en una tarea importante no notará el pasar del tiempo y al terminar le parecerá que el tiempo "se fue volando", mientras que si está esperando por otra persona le parecerá que el tiempo "pasa muy lentamente".

Enfocar nuestra atención es la clave para administrarnos efectivamente en el tiempo.

Resultados

Podemos considerar que administrarnos en el tiempo de esta manera resulta:

  • Efectivo al producir los efectos deseados
  • Eficiente al necesitar un mínimo de recursos y
  • Eficaz al permitirnos lograr nuestro propósitos

Además, al actuar de esta manera encontramos como beneficio adicional que se vuelve natural obtener resultados satisfactorios. Nos conectamos con el fluir en armonía de las fuerzas del universo, y los resultados simplemente se manifiestan para nosotros como consecuencia natural de obrar de manera coherente.

Administrarnos en el tiempo idealmente debería de resultarnos beneficioso de una manera integral, por eso es importante al planificar recordar hacer tiempo para:

Trabajar
Y obtendrá éxito


Pensar
Y será Poderoso


Jugar
Y será eternamente joven


Leer
Y obtendrá Sabiduría


Ser Amigable
Y obtendrá Felicidad


Amar y ser Amado
Y alimentará su Alma


Compartir
Y lo disfrutará


Reír
Y tocará música a su corazón


Soñar
Y alcanzará sus sueños

Se trata simplemente de mantener un equilibrio en nuestras vidas que nos permita ser naturalmente felices.

El contenido de este artículo puede aplicarse a cualquier persona, desde amas de casa, estudiantes, secretarias hasta ejecutivos, presidentes o profesionales de libre ejercicio.

En el caso de personas que tienen a su cargo empleados cabe considerar además los detalles sobre delegar funciones y hacer el trabajo de otros, pero si pone en práctica los puntos señalados anteriormente, estos últimos encontrarán su lugar fácilmente.

Al emplear estas sencillas observaciones encontrará que puede lograr mucho más y dispone de mucho más tiempo del que pudo antes imaginar, este tiempo se encuentra ahora a su disposición para emplearlo en lo que usted decida. ¡Que lo Disfrute!

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